02/03/2020 – Grupo de whatsapp no condomínio: qual a responsabilidade do síndico

A comunicação digital é uma das grandes tendências não só de empresas públicas e privadas, mas de qualquer um que deseja utilizar a tecnologia que tem em mãos. O celular é usado tanto para otimizar o tempo quanto para encontrar soluções rápidas para possíveis problemas. Gestores de condomínios, inclusive, já estão aderindo a aplicativos para facilitar a comunicação entre síndico e moradores, assim como para melhorar consideravelmente a administração do local. E uma dessas ferramentas que está cada vez mais comum no dia a dia é o grupo de whatsapp no condomínio.

Quando bem administrada, uma ferramenta como o grupo de whatsapp no condomínio pode servir de grande ajuda para a organização local. O problema é que nem todos os moradores conseguem enxergar o lado positivo dessa história, não só pelo grupo desse aplicativo em si, mas por qualquer dispositivo de mensagem. É preciso que tanto os síndicos quanto os administradores e moradores consigam ver com outros olhos essas novas tecnologias, que podem ter como base auxiliar a gestão e criar novos tipos de serviços. 

Não é que a comunicação à “moda antiga”, como avisos em quadros e elevadores, não seja eficaz, muito pelo contrário. É importante manter os tradicionais avisos aos moradores, já que nem todos têm acesso a uma conexão. Envio de e-mail também é muito eficiente. A questão é que o grupo de whatsapp no condomínio tem o poder de atingir os moradores de uma forma geral, inclusive aquele condômino que nunca aparece nas assembleias.

O que preciso fazer para criar um grupo de whatsapp no condomínio?

O primeiro fato a ser levado em conta é que em nenhuma hipótese o síndico pode criar esse grupo sem o aval dos moradores. O número de telefone é um dado pessoal, por isso, é responsabilidade do síndico/administrador zelar pelo sigilo.

O ideal é convocar uma assembleia com todos os condôminos e explicar a situação. Falar sobre os motivos de ter um grupo de whatsapp no condomínio e conferir se estão de acordo. Se necessário, fazer uma votação formal. Por isso, caso esteja pensando em adotar um aplicativo para facilitar a gestão, por mais simples que seja, o indicado é informar os moradores antes da aplicação dessa ferramenta.

Outra dica é criar regras para a utilização desse grupo. Nada de mensagens pessoais, correntes, memes ou mensagens de bom dia/boa noite. O grupo de whatsapp será um local destinado exclusivamente para tratar assuntos do condomínio, assim como avisos simples da gestão. Colocar esse tipo de limite evitará possíveis confusões entre os condôminos.

Quais são as responsabilidades do síndico e dos condôminos em relação ao grupo de whatsapp?

Quando aprovado, o grupo do aplicativo whatsapp deve ser administrado exclusivamente pelo síndico e/ou administradores.Caso o uso tenha sido aprovado via votação, aqueles que não querem fazer parte não são obrigados a entrar. Além disso, o síndico não tem responsabilidade legal pela criação do grupo.

Quem nunca teve problemas com os condôminos em relação a pagamentos ou brigas entre vizinhos? É de extrema importância que o síndico saiba como intervir nessas situações com calma e soluções adequadas para os envolvidos. Assim, não deve ser permitido que dentro do grupo ocorram crimes contra a honra, que se classificam como injúria, calúnia e difamação. Isso abrange tanto o síndico quanto qualquer morador. A pena pode ser financeira, com pagamento de indenização, ou até judicial.

É importante entender também que o grupo do whatsapp não pode ser utilizado para cobranças pessoais. Por exemplo, o síndico nunca deve cobrar o valor do condomínio em atraso pelo grupo, assim como já não era permitido no mural de recados.

Informações pessoais nunca devem ser expostas nesse grupo. Existe uma Lei geral de proteção de dados que garante que isso não aconteça. Dados sobre as finanças devem continuar no caderno original. Ainda não há uma lei que permita que esses números possam servir como documentos no mundo digital.

Assembleia virtual: é possível realizá-la?

Aprovado em agosto de 2019, o Projeto de Lei (PL) 548/2019 “permite que, quando o quorum especial exigido pela lei não for alcançado nas convocações presenciais das assembleias de condomínios, a correspondente deliberação possa ser tomada posteriormente, mediante votação eletrônica dos condôminos, em segmento virtual da reunião” (trecho coletado no Senado Federal).

Esse voto virtual seria de grande ajuda para a gestão, já que é bom para agilizar os processos dos condomínios e manter “por perto” aqueles condôminos que nunca aparecem nas reuniões. O PL está tramitando na Câmara dos Deputados.

Se implementado, o síndico deverá oferecer aos moradores dispositivos para a realização dessa votação. Lembrando que a assembleia virtual não anula a presencial. Ainda é melhor conversar presencialmente com as pessoas.

 

Fonte: Kiper

14/10/2019 – O que é mudança de mindset e como estimular a inovação nos condomínios

A inovação nos condomínios é um desafio e uma meta a ser alcançada para promover a qualidade de vida. Seja por meio de um novo software para auxiliar na gestão ou em sistemas de monitoramento mais modernos e inteligentes, como a portaria remota, a inovação é a resposta para ajudar a reduzir custos, otimizar operações e trazer mais segurança em um condomínio.

Contudo, iniciativas inovadoras frequentemente esbarram na resistência dos moradores, muitas vezes preocupados com os custos de soluções mais avançadas ou simplesmente por serem avessos a mudanças.

Mas, quando feitas no momento certo e da maneira correta, propostas que visam trazer inovação ao condomínio podem gerar muitos benefícios para o empreendimento e seus moradores.

O objetivo final da inovação é agregar valor ao condomínio: a ideia é incrementar o que existe e melhorar a vida coletiva. Entretanto, isso exige uma mudança de mindset tanto dos condôminos quanto do síndico.

O que é mudança de mindset?

Mudar o mindset significa “abrir a cabeça” das pessoas mais resistentes à inovação de forma a criar um movimento coletivo que seja receptivo às mudanças.

O novo pode, muitas vezes, parecer estranho. Dessa forma, é preciso disseminar uma postura mais moderna por meio de uma comunicação interna clara e objetiva, que esclareça a todos quais são as mudanças propostas, os seus objetivos e os resultados que se pretende alcançar com cada uma delas.

Quando as pessoas adquirem uma mentalidade aberta à inovação, elas passam a ter uma visão muito mais favorável a novas soluções e se tornam mais receptivas a ideias diferentes, que visam melhorias para a vivência coletiva.

Como estimular a inovação nos condomínios?

Inovar exige questionar com frequência como cada processo pode ser feito de forma mais eficaz. Para isso, é preciso abandonar algumas formas tradicionais de fazer as coisas em um condomínio.

Será que o atual sistema de segurança e vigilância é realmente efetivo? O controle dos acessos ao condomínio é tão rígido quanto deveria ser? Como é feito o recebimento de visitantes? Será que o condomínio está fazendo seu melhor para reduzir custos?

A adoção de um mindset aberto à inovação começa pela implementação de pequenas mudanças, feitas de modo gradual. É preciso fazer com que as pessoas pensem além do que estão acostumadas atualmente. Ao mesmo tempo, os moradores precisam se sentir à vontade e entender as soluções que são propostas e os impactos que elas trarão para o dia a dia do condomínio.

É importante que o gestor deixe claro que a inovação não é sinônimo de gastos exorbitantes ou da aplicação de tecnologias complexas (preocupação latente em moradores mais idosos, por exemplo), mas de ferramentas capazes de promover pequenas mudanças de hábitos e atitudes que melhoram a vida de todos.

Como convencer os condôminos?

É fundamental que o gestor acompanhe as principais mudanças que têm ocorrido no segmento e informe-se sobre as principais tecnologias que estão sendo adotadas e os valores que vêm sendo praticados.

O assunto não é tão complicado, mas há muitos detalhes que devem ser discutidos antes de se bater o martelo. Dúvidas como: a solução é realmente necessária? Quais serão os benefícios? E os custos? Vale a pena esse investimento? Será que todos estão de acordo em assumi-los?

Para ajudar, um passo importante é separar as mudanças de acordo com o seu impacto no condomínio. Por exemplo:

– Inovações necessárias: substituem estruturas ou processos que não vêm dando certo e que causam prejuízos ou trazem riscos ao condomínio;

– Inovações úteis: são aquelas que facilitam e melhoram o dia a dia do condomínio;

– Inovações supérfluas: não oferecem impactos relevantes, como alterações estéticas, mas que agregam valor ao condomínio.

Para que a inovação seja um sucesso, é importante que cada detalhe seja observado. Do planejamento financeiro à verificação dos impactos após sua implementação, tudo influencia na satisfação dos moradores. Por isso, cabe ao síndico ter certeza de que todos os moradores compraram a ideia e não vão se opor posteriormente.

Para que o síndico seja capaz de convencer a todos, é importante que ele conheça os benefícios que determinada inovação pode trazer, não somente em termos pontuais, da praticidade de cada solução, mas para a coletividade. As principais vantagens da inovação são:

– Valorização do imóvel: um condomínio que conta com as soluções mais modernas desperta maior interesse de possíveis compradores e locatários. Para os condôminos, isso significa a valorização das unidades e do empreendimento como um todo.

– Modernização da estrutura: com soluções mais eficazes, reduz-se a incidência de problemas e melhora-se a vida dentro do condomínio, abandonando processos obsoletos e mais propensos a falhas.

– Melhoria da segurança: a implementação de tecnologias e soluções de segurança, como a portaria remota, oferecem maior proteção aos moradores e ao patrimônio coletivo, garantindo a integridade e a tranquilidade de todos.

Via Kiper Portaria Remota

24/09/2019 – Método ajuda a solucionar conflitos com empatia

Saiba no que consiste a Comunicação Não Violenta e como ela pode contribuir para uma relação mais harmônica nos condomínios

Morar em um condomínio não é tão simples quanto parece. Dividir espaços, ceder à vontade do vizinho, respeitar normas e regras são apenas algumas situações que podem gerar um grande mal-estar quando não compreendidas como o esperado. Como resultado, há as discussões, o julgamento e a falta de respeito, tendo como ponto de partida a maneira pela qual nos comunicamos. O tom de voz, as palavras usadas, as expressões faciais e até nossa postura formam um conjunto de intenções importantes durante uma conversa. Pensando em melhorar esses e outros conflitos nas relações interpessoais foi que surgiu a Comunicação Não Violenta (CNV).

Criada em 1960 pelo psicólogo norte-americano Marshall Rosenberg, ela mostra a importância da empatia para se obter sucesso em qualquer relação, ou seja, de se colocar no lugar do outro tentando entender seus questionamentos, suas frustrações e, a partir de então, reagir com respeito e amabilidade, sem deixar de expressar as próprias necessidades.

Em relação aos síndicos, que muitas vezes fazem o papel de mediadores, a Comunicação Não Violenta ajuda a se posicionar melhor em questões difíceis, além de auxiliar a entender a si próprio e as necessidades do outro, podendo ser adotada nas assembleias, em conflitos com moradores, com funcionários ou prestadores de serviços e até mesmo na relação entre os vizinhos. “A CNV nos ajuda a ter comportamentos e atitudes compassivas, que contribuem para o bem-estar do outro e, assim, com o nosso próprio bem-estar”, explica Marie Bendelac Ururahy, coach especialista em Comunicação Não Violenta e psicologia positiva.

Para o terapeuta comportamental Julião Oliveira, o problema central da comunicação é que cada indivíduo defende os seus interesses em primeiro lugar e, em um lugar como um condomínio, os conflitos se tornam quase que óbvios diante desses múltiplos interesses. Mas, então, como conciliar tantas demandas individuais? Oliveira destaca a voz bem utilizada como nosso primeiro recurso de reivindicação e, quando já maduros, a consciência. “A comunicação continuará a ser violenta na medida em que não amadurecemos o nosso estado de consciência. Enquanto você ainda está berrando com o outro para conseguir o que quer, isso nada mais é do que a sua criança interior fazendo birra”, afirma.

Escuta empática

De acordo com a francesa Marie Bendelac, no Brasil há 10 anos,existem vários fatores que a Comunicação Não Violenta pode agregar em uma assembleia de condomínio ou em uma conversa com um morador, por exemplo. Um deles é o estado de presença. “Precisamos estar totalmente presentes com o outro, esvaziar nossa mente para ouvir o que ele tem a dizer e não ficar pensando sempre no que vou responder no lugar de ouvir. É fundamental ter uma escuta empática, no sentido de ouvir o que um morador, um funcionário ou um vizinho estão precisando, sentindo e me pedindo, mesmo que eles não saibam como dizer”, explica.

Outro fator muito importante na CNV é o autoconhecimento. É necessário primeiro o síndico entender quais são as suas expectativas em relação a uma assembleia de condomínios, o que realmente ele está precisando dizer naquele momento para, então, passar aos outros o que precisa ser resolvido. “Se eu não sei o que está acontecendo dentro de mim, se eu não tenho essa consciência, eu não conseguirei me expressar e, desta maneira, não há uma comunicação clara”, destaca Marie.

A especialista lembra que a metodologia também ajuda a desenvolver habilidades de comunicação, pois desde muito cedo aprendemos uma linguagem de julgamento, de comparação, de intimidar ou de se vitimizar. “Na CNV a gente procura avaliar sob outro ângulo um conflito, tentando entender o que a pessoa sente, o que ela está pedindo, mas não é uma técnica que ensina a ser submisso, pelo contrário, ensina a se posicionar”, afirma.

Ter interesse em adotar esse tipo de comunicação como metodologia de vida, independente do tipo de relação social, já mostra o caminho mais harmônico que está por vir. “Quem sabe, com tantas matérias, cursos, livros e ensinamentos sobre comunicação afetiva, em algumas décadas estejamos mais calorosos e menos acalorados”, finaliza Julião.

Como a CNV ajuda nas relações em condomínio

  • Melhora as negociações com prestadores de serviço
  • As assembleias tornam-se mais estratégicas
  • Previne e ajuda a solucionar conflitos
  • Preserva e melhora o relacionamento entre os moradores
  • Cria um ambiente de confiança e segurança
  • Auxilia a chegar a um acordo que atenda a todas as partes
  • Coloca em prática a escuta ativa e empática
  • Contribui para se colocar no lugar do outro
  • Ajuda a se expressar de forma clara, objetiva e assertiva (nem submisso, nem agressivo).

Fonte: Portal do Condomínio