24/07/2020 – Assembleias em tempo de pandemia

O Protocolo de Reabertura da ABADI, em parceria com a Secovi Rio, disponibilizou aos síndicos, etapas detalhadas sobre como e quando as áreas comuns em condomínios deveriam ser abertas. Já na Fase 4, o documento prevê como legal a volta das assembleias presenciais.

As deliberações, convenções e votações que estavam ocorrendo puramente virtualmente devido às medidas de isolamento, poderão voltar a ocorrer em ambientes físicos, desde que protocolos sanitários e de proteção sejam obedecidos à luz das Regras de Ouro da Prefeitura do Rio. Pensando nisso, disponibilizamos a você gestor, um guia sobre como desenvolver uma assembleia de sucesso:

 

1. Crie um cronograma bem estabelecido: evite possíveis percalços de filas, atrasos ou desencontros. Estabeleça os moldes de funcionamento previamente, informando a todos sobre os horários, regras, localidade e todos os passos da reunião;
2. Divulgue de forma ampla: não hesite em contatar todos os condôminos e participantes através de meios de comunicação remota: telefone, e-mail  e WhatsApp. Procure abreviar possíveis contatos físicos para a divulgação e não se esqueça dos moradores que potencialmente não tenham acesso aos meios digitais necessários;
3. Crie pautas objetivas: mantenha o encontro em tempo reduzido, diminuindo problemas não emergenciais e priorizando a agilização e dinamicidade de resoluções e votações;
4. Organize os papéis: designe o presidente e secretário antemão à reunião, reduzindo os processos e com ampla concordância dos envolvidos;
5. Oriente sobre as etiquetas em momentos de tosses ou espirros;
6. Identifique potenciais faltas: opte por contatar pessoas do grupo de risco ou com sintomas da Covid-19 e peça uma presença online das mesmas, retirando riscos à saúde coletiva.

 

Esses passos fundamentais para realizar uma assembleia mais segura para todos, necessitam de uma abrangência comunitária para evitar iminentes imprevistos. Os passos precisam estar acompanhados de convenções já estabelecidas e fundamentais:

 

→ Uso compulsório da máscara facial em todos os momentos da assembleia e em áreas comuns;

→ Uso individual ou de pessoas da mesma unidade nos elevadores do condomínio;

→ Higienização completa do espaço escolhido antes e após o evento;

→ Evitar manuseio de objetos e documentos de terceiros;

→ Disponibilização de álcool em gel 70%, água corrente próxima, sabão e papel toalha descartável;

→ Prezar por ambientes ao ar livre. Quando não viável, priorize espaços arejados e ventilados, preferencialmente com janelas e portas abertas em toda a duração;

→ Em salas de uso comum, centros de convenção ou auditórios, funcione apenas com ⅓ da capacidade total ou com o máximo de 1 pessoa a cada 4 m²;

→ Mudanças poderão ocorrer, mas com o devido agendamento e comunicação prévia.

 

Saiba organizar sua assembleia de modo a garantir segurança para todos os presentes. Quando possível, escolha as Assembleias Híbridas, modelo no qual os moldes presenciais e virtuais mesclam-se e obedecem aos interesses de síndicos e moradores que não podem participar fisicamente. 

Garanta sempre a transparência e organização, promovendo acessibilidade ostensiva aos condôminos e participantes que queiram estar junto das decisões condominiais. A Zirtaeb coloca-se a disposição para auxiliá-lo nesse momento de incertezas, aconselhando sempre que necessário por meio de plataformas online e por telefone. 

 

Fontes: ABADI; Secovi Rio.

20/07/2020 – Assembleias Virtuais: decisões condominiais sem aglomeração

A pandemia modificou a organização de muitos condomínios: processos presenciais, como assembleias e reuniões, precisam respeitar regras de isolamento e suas realizações foram postas em dúvida. Entretanto, deliberações, votações e questões gerais aos condomínios necessitam desse sistema para serem colocadas em prática e levadas à diante.

Com a demanda crescendo, a alternativa proposta na lei 14.010 – e já publicada no Diário da União – confere às assembleias a possibilidade de ocorrerem de forma completamente online, até dia 30 de outubro (podendo ser estendida). Essa adesão tecnológica apenas adiciona uma nova opção às, já possíveis, assembleias híbridas e determina um novo modelo e formato de funcionamento.

 

A Era Digital em condomínios

Em adaptação ao cenário global, diversos meios e empresas construíram novas maneiras de relacionamento e tomada de decisões, e não seria diferente no âmbito condominial. Essa convivência virtual tem sido apresentada como uma solução e tem impactos diretamente positivos onde é empregada.

Pesquisas demonstram o sucesso de assembleias digitais como substitutas para os encontros presenciais, o engajamento que costuma variar entre 20% e 30% nas tradicionais, salta para 70% e 80% quando consideramos a prática online. Condôminos que não costumam participar, encontram nela uma facilidade maior de presença, desenvolvendo uma colaboração coletiva mais ostensiva.

Todavia, essa solução deve ser previamente informada a todos envolvidos, de modo a incentivar e incluir participantes potencialmente alheios aos meios eletrônicos. Saliente sempre sobre sua praticidade, objetividade e dinamicidade e  oriente de forma didática os modos de uso.

 

O que não pode faltar!

Assim como a assembleia presencial, a assembleia virtual precisa passar por todos os trâmites legais e processuais. A Convenção Condominial deve ser respeitada e em toda sua duração é importantíssimo ser cauteloso quanto à transparência e idoneidade, evitando assim, impugnações ou discussões judiciais.

Convocação geral: através de meios de comunicação remota, os condomínios deverão informar da ação, incluindo tudo sobre as etapas da sua realização, utilização, escolha das ferramentas, até a forma de manifestação do condômino e a aprovação de mudanças. A organização é fundamental para obter sucesso e produtividade.

Papéis previamente designados e votação: apesar da não obrigatoriedade, o modelo tecnológico organiza-se melhor com a designação eleitoral de um presidente e um secretário para a assembleia, desde que os mesmos obtenham meios concretos de acesso à plataforma escolhida. Essas atribuições são mais favorecidas com o apoio de um controller (coordenador digital), que com total domínio do software, facilita contagem de votos bem como controla a condução e fluxo das informações recebidas.

Escolha correta de plataforma: sua seleção deve garantir segurança identitária, administrativa e judiciária acerca de todos presentes. O software utilizado, sem exceções, precisa dar oportunidade de voto e manifestação para todos condôminos presentes, validando sua participação na assembleia. 

Uma boa opção é o Zoom, programa online para reuniões que viu seu número de usuários pular de 10 milhões em dezembro de 2019 para mais de 200 milhões em abril de 2020. Com vídeo de alta qualidade, permite até 1000 participantes, compartilhamento de tela e informações, recursos de colaboração e gravação de tudo na nuvem.

 

Durante esse período de isolamento e incertezas, é importante voltar-se aos meios tecnológicos legais para as decisões condominiais. Com a certeza de acessibilidade geral e uma maior participação comunitária nas deliberações do local, os gestores e administradoras saem mais convictos sobre as decisões tomadas. 

Aqui, na Zirtaeb, sempre que necessário nos encontramos digitalmente pelo Zoom com síndicos e procuramos solucionar os problemas e necessidades que atingem o condomínio. Não hesite em nos contatar e agendar potenciais reuniões online, pois mesmo distantes fisicamente, estamos sempre próximos de você.

 

Fontes: Estadão; Altairtavares; ABADI.