26/02/2020 – Previsão Orçamentária: Saiba como fazer

O primeiro mês do ano já está quase acabando, mas algo que não para de pipocar na cabeça dos síndicos é: como saber se a minha previsão orçamentária está bem feita? Por onde começar?

 

A previsão orçamentária é um dos principais instrumentos para uma gestão eficaz. É uma bússola a ser seguida o ano inteiro. Deve ser elaborada com cuidado, uma vez que essa projeção gera uma expectativa na massa condominial de que esses valores serão suficientes para passar o ano.

 

E esse “passar o ano” engloba muitos itens como: salários dos funcionários, sejam orgânicos ou terceirizados, as contas mensais, manutenções, ajustes de salários, possíveis emergências, etc.

 

“A previsão orçamentária é algo extremamente complexo. Não adianta só querer aplicar um reajuste, como a inflação, e achar que vai ser o suficiente para tudo que o condomínio pode precisar durante o ano”, aponta o advogado especializado em condomínios Márcio Spimpolo.

 

COMO MONTAR UMA BOA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA?

 

Para Nilton Savieto, síndico profissional, é fundamental olhar para o passado e para o ano que se inicia, para começar a montagem da previsão orçamentária.

 

“Se o condomínio acabou de atualizar o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), geralmente no próximo ano haverá menos custos envolvendo diversos itens de manutenção”, analisa ele.

Para ele, o ideal é fazer um grande estudo de todos os gastos do condomínio no último ano, não apenas para ver onde o dinheiro foi gasto, mas também para entender quais as necessidades que poderão vir à tona no período que se inicia.

 

Para isso, um bom caminho é saber dividir para onde vai o dinheiro do condomínio. Confira!

 

GASTOS BÁSICOS:

 

– Custos com pessoal: além de analisar o quanto foi gasto esse ano, deve-se verificar a inflação, o dissídio da categoria, e os benefícios envolvidos, como vale-transporte ou de refeição e plano de saúde.

 

Caso os funcionários sejam orgânicos, esse é o momento de perguntar: o número de funcionários está ok, ou há excesso de pagamento de horas extras? Tem quem faça a cobertura de férias? Algum colaborador de licença? Todas essas informações são importantes para que se saiba se é necessário contratar mais alguém, ou se há funcionários “a mais”.

 

Além do número de funcionários, é importante saber qual o mês em que ocorre o dissídio da categoria na sua região. Em São Paulo, por exemplo, isso acontece em novembro. Então, até esse mês, a previsão não precisa contemplar esse reajuste.

-Férias e 13 salário: devem ser contados separados do gasto mensal. É uma forma de evitar que esse dinheiro “sobre” na conta e seja gasto ao longo. O ideal é, inclusive, colocar esse valor em uma conta separada, se isso for possível.

Aqui é importante saber também se os colaboradores vão tirar os 30 dias seguidos ou se vão dividir os dias de férias, de forma a organizar melhor a escala.

– Concessionárias: gastos com água e luz podem sofrer alterações diversas no seu custo, como vimos que aconteceu nos últimos anos, com a tarifa de energia. A dica é seguir as notícias da mídia.

Para evitar flutuações na cota condominial, uma boa alternativa é cobrar à parte esses valores, de acordo com o que for consumido mensalmente nas áreas comuns.

 

– Contratos de manutenção: a grande maioria dos contratos já conta com os índices de correção a serem usados no final da vigência do mesmo.

 

Um dos contratos de maior valor do condomínio é o de manutenção dos elevadores. Analisando o último ano, é importante saber se o mesmo está adequado.

 

Há dois tipos de contratos para elevadores – de manutenção, que inclui as peças a serem trocadas – e o de conservação, sem as peças. Se essa for a opção do seu condomínio, discuta com a empresa uma projeção de quanto deverá ser gasto com as peças no período de forma a já incluir esse gasto na previsão. Com esse valor em mãos, também fica mais simples de comparar se o que vale mais a pena é um contrato de conservação ou manutenção. Fique de olho!

 

 

Além desses gastos, outro ponto que deve ser levado em conta ao se fazer a previsão orçamentária são as prioridades do condomínio para o novo ano.

O paisagismo será alterado? O CFTV precisa de modernização? A fachada será pintada? Antes de apresentar a previsão orçamentária é importante ter os valores básicos dessas melhorias.

“É importante saber quais as necessidades do condomínio para que isso seja levado em consideração, afinal ninguém gosta de taxa extra”, pondera Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

 

QUANDO APLICAR O ÍNDICE DE REAJUSTE

 

A maioria dos contratos, seja de manutenção ou de mão-de-obra, usa o IGPM para o reajuste anual. Para que a projeção da previsão orçamentária seja a correta, deve-se levar em consideração o mês de vencimento dos contratos.

 

INADIMPLÊNCIA

 

Outro ponto a ser considerado para uma boa previsão orçamentária é o nível de inadimplência.

“Se hoje há, por exemplo, 5% de inadimplência no condomínio, é importante que isso seja levado em conta”, aponta Márcio Spimpolo.

 

E, para manter esse ponto das finanças o mais baixo possível, o síndico deve estar sempre de olho nos devedores do condomínio.

“É uma preocupação que o síndico deve ter sempre. Acompanhar de perto e tomar sempre as medidas cabíveis para coibir os inadimplentes é fundamental”.

 

OLHAR DE LONGO PRAZO

 

Tão importante quanto fazer uma boa previsão orçamentária é saber olhar para o condomínio com os olhos para médio e longo prazo também.

 

“O síndico profissional que fica mais tempo no condomínio é aquele que tem mais cuidado com esse patrimônio, e que pensa além do seu mandato”, analisa Gabriel Karpat.

 

Isso porque esse olhar das necessidades globais do condomínio a longo tem diversos pontos positivos: diminui consideravelmente os gastos com manutenção corretiva ao longo dos anos, impacta positivamente no valor desse patrimônio e a comunidade sabe quais são as necessidades da edificação a curto, médio e longo prazo.

 

“Se em 2022 a fachada vai precisar de uma pintura, por exemplo, porque já não discutir isso com os moradores? A arrecadação para a benfeitoria é menor por mês, e quando a pintura for cotada, o condomínio vai ter condições de dar uma entrada maior e de negociar com mais folga com o prestador de serviços”, ensina Gabriel.

 

Fonte: Universo Condomínio

10/02/2020 – Férias do síndico: O que deixar organizado?

O início do ano é a época que muitas pessoas tiram férias para viajar e o síndico também pode optar por tirar alguns dias para visitar parentes distantes ou conhecer outras cidades. Porém, ele deve organizar a administração do condomínio antes de partir e, principalmente, deixar um responsável para representar o prédio nesse ínterim, como dar as orientações ao zelador.

 

A primeira providência que deve ser tomada é realizar uma reunião com o subsíndico e conselheiros. Se o edifício for assessorado por uma empresa administradora de condomínios, também é importante marcar um encontro para discutir as ações do período em que estiver afastado. Se for por apenas alguns dias, o síndico pode apenas dar as orientações, mas, se ficar fora por cerca de 10 ou mais, deve nomear um substituto temporário, que deve ser primeiramente o subsíndico, se o prédio não contar com a figura deve ser escolhido um dos conselheiros. É interessante elaborar um documento com firma reconhecida para comprovar a nomeação, pois durante o período o indicado pode precisar representar o condomínio em audiência na Justiça.

 

O síndico deve passar para quem se responsabilizar pelo prédio informações sobre pagamentos que devem ser realizados no período, deixar uma cópia da convenção, entregar algum contato seu para emergência e as chaves que dão acesso ao motor de água e a caixa de luz do prédio, que também pode ficar com o zelador. É importante informar para o substituto sobre as datas dos pagamentos que devem ser feitos no período ou, se possível, antecipá-las. Também é necessário verificar se algum dos empregados tem férias para tirar no período para deixar a papelada pronta.

 

Ao zelador, cabe ao síndico deixar os números de telefones de empresas de manutenção, polícia, bombeiros e da administradora. Além disso, lembrá-lo que essa é a época em que mais ocorrem infrações contra as regras de convivência, como barulho após as 10h, e que ele deve estar atento e dirigir a informação ao representante temporário do condomínio. Depois desses despachos, o síndico pode sair tranqüilo e aproveitar os seus dias de descanso.

 

Fonte: Condomínio SC

25/09/2019 – Encargos do condomínio

Entenda e saiba quais são os principais encargos e tributos presentes na gestão de condomínios

administração do condomínio tem sua complexidade aumentada periodicamente. Por isso é tão comum compararmos a gestão de um condomínio com a de uma pequena ou média empresa.

Os cuidados com encargos e tributos que o condomínio é uma parte das atribuições da administradora, empresa parceira que colabora com o síndico. Porém, é fundamental que o gestor acompanhe de perto o trabalho – e também conheça o que deve ser feito pela parceira.

Em breve, porém, esses pagamentos e muitos outros serão feitos via sistema e-Social em conjunto com o EFD Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) e ficará mais simples para o síndico acompanhar. Por enquanto, elencamos abaixo os encargos e tributos que o condomínio deve pagar, confira!

INSS DO SÍNDICO

Explicação

É obrigatório o recolhimento, como contribuinte individual – mesmo que o síndico receba apenas isenção de taxa, pro-labore ou ajuda de custo. Se o síndico não recebe qualquer ajuda de custo, não há o que recolher.

Quanto

O condomínio deve recolher 20% sobre o valor da taxa de que o síndico é isento ou do valor que recebe; sem limitação. Também deve-se reter 11% do recebido pelo síndico, ainda que em forma de isenção da taxa condominial, de acordo com  o fator máximo do salário de contribuição previdenciário.

Quando

A contribuição mensal vence no dia 20 do mês seguinte. Por exemplo, a competência (mês) julho vence no dia 20 de agosto. Se o dia 20 cair no sábado, domingo ou feriado, o recolhimento deve ser antecipado para o dia útil anterior.

Como

GPS mediante débito em conta comandado por meio da internet ou por aplicativos eletrônicos disponibilizados pelos bancos.

FUNCIONÁRIOS – ENCARGOS

Explicação

Os funcionários devem ser registrados em carteira e receber com seus salários os benefícios previstos em lei e nas Convenções Coletivas da sua região, como  vale-transporte, salário-família, cesta básica  e outros . Sobre a folha de pagamento de empregados há incidência de encargos previdenciários, FGTS e PIS.

Quanto

Os valores dos benefícios previstos na convenção coletiva de trabalho devem ser consultados no documento aplicável à cidade do condomínio.

As contribuições  previdenciárias incidentes sobre a folha de pagamento de empregados são devidas nos percentuais de 20% (a título de contribuição previdenciária), Seguro Acidente de Trabalho (percentual variável para cada condomínio em razão do Fator Acidentário de Prevenção – FAP, divulgado anualmente no site do Ministério da Previdência Social) mais 4,5% a título de outras entidades e fundos). O FGTS equivale a 8% da remuneração do empregado e o PIS a 1% da folha de salários. Mais informações e legislação sobre benefícios e contribuições previdenciárias podem ser consultadas no Site do Ministério da Previdência.

Quando

Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado até o quinto dia útil do mês seguinte ao vencido.

As contribuições previdenciárias devem ser recolhidas no dia 20 do mês seguinte ao da competência ou dia útil anterior, se não houver expediente bancário no dia 20. O FGTS deve ser recolhido até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador. Caso não haja expediente bancário no dia 7, a entrega deverá ser antecipada para o dia de expediente bancário imediatamente anterior.

O PIS deverá ser recolhido até o 25º (vigésimo quinto) dia do mês subsequente ao de ocorrência dos fatos geradores, antecipando-se o recolhimento para o primeiro dia útil que o anteceder se no dia de vencimento não houver expediente bancário.

Como

Contribuições previdenciárias via GPS mediante débito em conta, comandado por meio da internet ou por aplicativos eletrônicos disponibilizados pelos bancos .  FGTS via GRF (Guia de Recolhimento do FGTS )   e o PIS folha de salários via DARF.

EMPRESAS – ENCARGOS

Explicação

Retenção de valores para INSS e PIS/COFINS/CSLL e ISS quando da contratação de empresas prestadoras de serviços.

Quanto

Nos casos de prestação de serviços mediante cessão ou empreitada de mão de obra, deve-se reter 11% sobre o total da Nota Fiscal ou recibo emitido, a título de retenção da Previdência Social, exceto, o caso em que a empresa não tiver funcionários, o serviço for prestado pelo próprio sócio e o faturamento do mês anterior for igual ou inferior a duas vezes o limite máximo do salário contribuição.

Neste caso, mediante declaração em papel timbrado assinado pelo representante legal, não há retenção. Os condomínios são também obrigados a fazer os recolhimentos de PIS, CSLL e COFINS devidos por todos os serviços que contratem, cujo valor fique acima de R$ 5.000,00, a saber:

  • 1% – CSLL
  • 3% – COFINS
  • 0,65% – PIS/PASEP

Se a empresa prestadora for optante pelo SIMPLES, ela será isenta do recolhimento dos 4,65% de PIS/COFINS/CSLL. Se a empresa emitir mais de uma Nota Fiscal dentro do mesmo mês e o valor da soma das Notas Fiscais for superior a R$ 215,00, a saber:

Se a empresa prestadora for optante pelo SIMPLES, ela será isenta do recolhimento dos 4,65% de PIS/COFINS/CSLL.

Vencimentos 

INSS: através de GPS, com o código 2631. PIS/COFINS/CSLL: a contribuição é recolhida no DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) mediante o código 5952.

Vencimentos

ISS – Todo dia 10 do mês subsequente a emissão da NF

CSRF – Todo dia 20 do mês subsequente ao pagamento do Serviço Tomado

INSS – Todo dia 20 do mês subsequente a emissão da NF

AUTÔNOMOS – ENCARGOS

Explicação

Sobre os valores pagos a pessoas física contratadas para prestação de serviços sem vínculo empregatício há incidência de contribuição previdenciária, tanto em relação ao contratante como do contratado. Quanto ao ISS (Imposto Sobre Serviços),  é preciso consultar a  legislação municipal  para saber da  obrigatoriedade ou não de retenção de tal imposto: depende da função em que o autônomo está cadastrado no CCM (Cadastro de Contribuintes Municipais Autônomos). Sobre os valores pagosa trabalhadores autônomos não  há  recolhimento de  FGTS.

Quanto

A contribuição previdenciária a cargo do condomínio é de 20% calculado sobre o valor pago, sem limite máximo. Além disso, o condomínio deve arrecadar, mediante desconto, e recolher a contribuição previdenciária a cargo do contribuinte individual (antigo autônomo) a seu serviço, 11%, observado o limite máximo do salário de contribuição previdenciário.

Quando

A contribuição previdenciária deve ser recolhida até o dia 20 do mês seguinte ao da competência, devendo o recolhimento ser antecipado caso não haja expediente bancário no dia 20, na mesma guia (GPS) na qual o condomínio recolherá os demais encargos previdenciários sob sua responsabilidade.

Observação

Além do contrato deve-se exigir do contratado o RPA, Recibo de Profissional Autônomo, documento que comprova o pagamento.

CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL

Explicação

Pagamento ao sindicato patronal de condomínios da sua região, caso o funcionário autorize. O sindicato tem o dever, entre outros, de estabelecer conjuntamente com o sindicato dos funcionários de condomínios da região a Convenção Coletiva, renovada anualmente.

Quanto

Para os condomínios, por não terem fins lucrativos, o governo estipula o valor da contribuição mínima. Verifique no site do Ministério do Trabalho.

Quando

Art. 587. Os empregadores que optarem pelo recolhimento da contribuição sindical deverão fazê-lo no mês de janeiro de cada ano, ou, para os que venham a se estabelecer após o referido mês, na ocasião em que requererem às repartições o registro ou a licença para o exercício da respectiva atividade  Lei nº 13.467/2017.

Como

O recolhimento deve ser feito na Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou em estabelecimentos bancários nacionais, integrantes do Sistema de Arrecadação de Tributos Federais, através de Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (GRCS) – ou em guia fornecida gratuitamente pelo sindicato da respectiva categoria Até a data do vencimento, pode ser pago nas lotéricas cadastradas na CEF.

CONTRIBUIÇÃO SINDICAL FUNCIONÁRIOS

Explicação

Pagamento ao sindicato dos funcionários de condomínios da sua região, se o funcionário autorizar, nos moldes da lei 13.467/2017, art 578:

“As contribuições devidas aos sindicatos pelos participantes das categorias econômicas ou profissionais ou das profissões liberais representadas pelas referidas entidades serão, sob a denominação de contribuição sindical, pagas, recolhidas e aplicadas na forma estabelecida neste capítulo, desde que prévia e expressamente autorizadas”.

Quanto

Consiste na importância correspondente à remuneração de 1 (um) dia de trabalho para os empregados.

Quando

Recolhida no mês de março e paga até o fim de abril.

Como

O recolhimento deve ser feito na Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou em estabelecimentos bancários nacionais, integrantes do Sistema de Arrecadação de Tributos Federais, através de Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (GRCS) – ou em guia fornecida gratuitamente pelo sindicato da respectiva categoria. Até a data do vencimento, pode ser pago nas lotéricas cadastradas na CEF.

IMPOSTO DE RENDA

Explicação

Condomínios não pagam nem declaram Imposto de Renda próprio. Devem apenas reter na fonte e declarar anualmente o IR retido dos seus funcionários.

Quanto

Verificar alíquotas no Site da Receita Federal.

Quando

Os valores retidos devem ser pagos segundo calendário mensal estipulado pela Receita Federal. Anualmente, deve ser entregue a DIRF, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Confira a data prevista no site da Receita Federal.

Como

Na DIRF, declaram-se os rendimentos com retenção dos funcionários, autônomos  (valores a partir de R$ 6 mil por ano) e empresas contratadas.

COOPERATIVAS

  • Alíquota de recolhimento é de 15%;
  • Como entidades do tipo não sofrem retenção, é o condomínio quem deve fazer o recolhimento. Sua única obrigação é o CSLL, de 1%;
  • Importante ressaltar que contratações usando cooperativas devem ser vistas com cautela, principalmente as relacionadas à contratação de mão-de-obra.

Fonte: SíndicoNet e Fontes consultadas: Gabriel Karpat (diretor da na área de administração de condomínio); Omar Anauate (diretor da AABIC); Patricia Marina (departamento de Recursos Humanos na área de administração de condomínio); Wellington de Oliveira (departamento de contas a pagar na área de administração de condomínio).