As vésperas da chegada da assembleia de eleição de síndico, prestação de contas, onde pode ocorrer à renovação ou manutenção da administração do condomínio surgem algumas dúvidas. Como garantir que a próxima administração irá receber toda a documentação necessária?

É necessário que os dois envolvidos saibam manter uma relação saudável, baseada na conversa e no esclarecimento de dúvidas sobre o condomínio. Assim, haverá tranquilidade tanto para quem está saindo, quanto para quem está entrando na função.

Nesses encontros devem ser repassados os débitos do condomínio, como as parcelas, as datas de vencimento das despesas mensais, os projetos que já foram aprovados em assembleia, os que ainda estão pendentes, dentre outras informações relevantes para o novo síndico.

Quando ocorre a mudança de síndico e/ou administradora no condomínio, o gestor anterior deve entregar todos os documentos e objetos referente ao período de sua gestão que estiverem em sua posse, dentre eles: chaves das partes comuns; Comprovante do CNPJ emitido na RFB; Convenção, Regimento Interno; Apólice de Seguro; Prestação de contas com os comprovantes dos pagamentos efetuados; plantas do condomínio; livro de inspeção do trabalho; registro dos funcionários se houver; guias dos pagamentos e encargos; laudos PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais); Relação das circulares, cartas e demais comunicados; atas das assembleias (livro ata), contratos firmados com fornecedores e feedback acaso estejam faltando a prestação de alguns serviços que foram contratados e ainda não foram cumpridos; Comprovantes de inspeção de extintores, desinsetização, caixa d’água, caixa da gordura, relação dos procedimentos, balancetes.

A entrega da documentação deve ser feita de um gestor para o outro mediante protocolo de entrega para segurança dos interessados. Acima de tudo é essencial diálogo entre os gestores atual e antigo para que sejam sanadas as dúvidas e repassados os procedimentos.

Caso se constate alguma inconformidade, a dúvida deverá ser encaminhada a gestão anterior. Não sendo esclarecida deve-se encaminhar este assunto ao Conselho Fiscal e até mesmo se for o caso a uma auditoria externa (mediante aprovação da assembleia). Nesta etapa é interessante que o gestor anterior corrija a eventual irregularidade ou esclareça determinada questão de forma clara a fim de evitar demandas judiciais.

Alguns síndicos se apegam tanto ao cargo que se sentem “donos” da documentação. Acreditam sinceramente que podem retê-las ou até não entregá-las simplesmente porque perderam uma eleição, ou ainda porque o sindico eleito sempre foi seu critico ou adversário no prédio, e em muitos casos apenas por implicância.

Acontece que muitos síndicos não sabem ou não mensuram o risco que correm nesta tomada de decisão, pois a simples retenção de quaisquer documentos ou pertences do condomínio já se caracteriza como crime de apropriação indébita prevista no código penal.

A inteligência do artigo 168 do CP, em verbis diz:

“Apropriar-se de coisa alheia móvel, de que tem a posse ou a detenção: Pena – reclusão, de um a quatro anos, e multa.”.

Mais grave ainda se a retenção acontecer conforme cita o parágrafo 1º inciso II e III na qualidade de tutor, curador, síndico, liquidatário, inventariante, testamenteiro ou depositário judicial, ou em razão de ofício, emprego ou profissão.

O motivo principal para que o sindico não retenha qualquer pertence ou documento do condomínio, reside na fundamentação jurídica de que aquilo pelo qual se apropria momentaneamente, não pertence a ele – sindico – , mas sim ao condomínio, ou seja, a todos condôminos, sendo este o fato mais relevante que não justifica qualquer tipo de atitude que objetive a retenção patrimonial ou documental.

Ademais no âmbito civil pode ainda o novo sindico ajuizar ação de busca e apreensão de documentos, causando além de prejuízos financeiros ao retentor da documentação cobrar ainda todos os danos causados em virtude da pretensa retenção.

Vale ressaltar que a documentação movimentada na gestão é do condomínio, ou seja, é de todos, é pública e acaso se verifique apropriação indevida caracterizará crime.

Em suma, o melhor e mais saudável caminho, é proporcionar uma transição tranquila e transparente deixando todas as diferenças de lado, primando pela continuidade da gestão de forma a não prejudicar a rotina financeira e administrativa do condomínio, com pensamento voltado sempre de que o patrimônio é de todos, e os eventuais prejuízos serão repartidos certamente na forma da Lei.

Fonte: InfoSíndico – Dra Tarsila Smeha