A hora de comemorar uma data importante é sempre muito boa, mas, se a decisão for por fazê-lo no salão de festas do condomínio, é importante tomar alguns cuidados para evitar problemas posteriores. Datas indisponíveis, reservas duplas, preço muito alto… tudo isso pode se tornar um problema na hora de alugar alguma das áreas comuns do seu condomínio.

Essas pequenas questões acontecem por um simples motivo: a falta de organização da gestão na hora de garantir as reservas. Por isso, é essencial que todos – e, em especial, o síndico – conheçam bem as regras de utilização do salão de festas.

– Defina uma pessoa responsável e um canal por onde efetuar as reservas do condomínio;

– Mantenha todas as reservas em uma mesma agenda, evitando que seja anotado em mais de um lugar ou dispositivo. Assim, será mais simples de evitar reservas duplicadas;

– Certifique-se que o morador saiba das regras de uso dos espaços ao efetuar a reserva.

A comunicação deve ser clara e simples, para facilitar o entendimento de todos. Geralmente, as regras de utilização das áreas comuns ficam disponíveis no regimento interno do condomínio. Caso elas ainda não existam, pode-se convocar uma reunião para sua resolução.

Na hora do morador fechar a data, é indicado que lhe seja fornecido um formulário para que seja preenchido e assinado. Este formulário deve conter: espaço que está sendo reservado, capacidade de pessoas do local, horários disponíveis para que o morador assinale o horário desejado, valores combinados para a reserva e observações gerais. Ao final, devem constar os termos gerais de uso, para que o morador possa assinar e confirmar. O responsável pelas reservas deve receber este formulário, atualizar o calendário e guardá-lo, para futuro controle.