A partir do mês de julho, todos os condomínios terão que informatizar, na internet, suas folhas de pagamento e movimentações relacionadas a funcionários. Essa mudança se dá por causa da implementação do eSocial, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que trará algumas mudanças para a rotina dos síndicos.

 

Na prática, o que é o eSocial?

É um sistema que surgiu da ação conjunta da Receita Federal do Brasil, do Ministério do Trabalho, do Instituto Nacional do Seguro Social e da Caixa Econômica Federal, com o intuito de facilitar o trabalho das empresas e diminuir a burocracia. Com ele, será possível enviar documentos para todos os órgãos de uma só vez, contendo todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Por exemplo:

– Folhas de pagamentos;
– Condições de trabalho;
– Atestados médicos e ocupacionais;
– Informações sobre os contratos de trabalho, como datas de início, salários, férias, avisos prévios etc;
– Declarações de Imposto de Renda de pessoa jurídica;
– Comprovantes de recolhimento de FGTS;
– Comprovantes de recolhimento das contribuições previdenciárias;
– 
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
– Geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF);
– Termos de rescisão dos contratos de trabalho.

Esse sistema não é exclusivo para condomínios, e já está em vigor desde o início do ano para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões. A implementação será feita em etapas, e, neste processo, organizar e formalizar a documentação será fundamental, para que o condomínio não seja multado.

 

Quais as vantagens da implantação do sistema?

A utilização do eSocial oferece vários benefícios para empresas, funcionários e, claro, para o governo. Entre essas vantagens, podemos citar:

– O controle sobre o cadastro dos funcionários será otimizado, pois, para cumprir com as obrigações em dia, será necessário manter os dados cadastrais dos funcionários sempre atualizados. Assim, haverá um maior controle sobre tais informações, facilitando a comunicação com cada um deles.

– Como o acesso à ficha dos funcionários será constante, será possível realizar cálculos mais precisos acerca dos vencimentos e dos benefícios que têm a receber. Isso reduzirá o risco de problemas com ações judiciais de cobranças de verbas trabalhistas.

– O acesso a diversos variados ajudará a conseguir organizar os arquivos dos condomínios, selecionando quais documentos são mais importantes. Essa organização é fundamental para que, em caso de eventuais problemas, o acesso aos documentos será mais fácil e rápido.

– Como todas as informações que devem ser repassadas ao governo estarão em um único documento, será mais difícil omitir dados e cometer fraudes na hora de recolher impostos. Com toda essa transparência, ficará mais fácil descobrir quem age ou não em conformidade com a legislação.

– Em casos de imprevistos e perdas dos documentos físicos, o eSocial dispõe de um backup automático dos registros. Assim, ele contribui para a segurança dos condomínios e para a redução do trabalho relacionado à organização dos arquivos.

– O eSocial aumentará o controle em relação ao cumprimento das obrigações trabalhistas, pois, ao mesmo tempo em que o empregado terá menos chances de ser lesado em relação a seus direitos, o empregador terá menores riscos de ser réu em uma ação judicial de cobrança.

 

O que muda para os condomínios?

O eSocial não mudará a legislação, mas sim organizará e trará maior segurança ao sistema em vigor atualmente. Os condomínios que já possuem uma administradora serão pouco afetados pelas mudanças, já que o síndico deve apenas fiscalizar o cumprimento de tais obrigações. Já os que não possuem a ajuda de uma administradora, os síndicos devem ficar atentos, já que são cerca de 45 arquivos que deverão ser preenchidos e enviados dentro do prazo, sob pena de aplicação de multa em caso de atraso.

Os moradores podem ficar tranquilos, pois, a princípio, não terão custos extras – a não ser em caso de multa por atraso. A maior mudança deve ser na cultura do condomínio, que, geralmente, é mais informal. Um exemplo disso é o limite de horas extras, que devem diminuir com a fiscalização. Também é importante ressaltar que as alterações cadastrais e contratuais deverão ser informadas imediatamente, enquanto a admissão deve ser comunicada no dia seguinte à contratação, e as férias com 30 dias da data de início.

 

Acesso apenas com a certificação obrigatória

Desde 2012, os condomínios que têm funcionários devem fazer a certificação digital, o e-CNPJ. Com a implementação do eSocial, os condomínios que ainda não cumpriram com essa regra não poderão mais postergar, pois a certificação será obrigatória para acessar o novo sistema.

Para isso, o primeiro passo é procurar uma certificadora habilitada. A relação está no site da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil: iti.gov.br/icp-brasil). Depois, é necessário juntar a documentação: convenção registrada no cartório de Registro de Imóveis, certidão de ônus gerais, ata da assembleia que elegeu o síndico, seu CPF e RG. Com isso, a certificadora entra em contato com o síndico, faz seu cadastro virtual e libera a chave de acesso, que variam de acordo com a validade da certificação e o preço, e podem ser por link, cartão o token.

Previsão das datas para informatização

– Julho: passa a vigorar o envio do cadastro do empregador com dados do condomínio e dos funcionários
– Setembro: passam a ser obrigatórias as informações de admissões, afastamentos e desligamentos
– Novembro: passa a ser exigido o envio das folhas de pagamento
– Janeiro/2019: começa a substituição da GFIP  compensação cruzada, além de ser obrigatório o envio de dados referentes à saúde do trabalhador